Ewidencja godzin na umowie zlecenie: wzór na jedną zmianę

Ewidencja godzin na umowie zlecenie przy jednej zmianie mieści się w jednym wierszu: data, godzina wejścia i wyjścia, liczba godzin, stawka i potwierdzenie obu stron. Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę nie przewiduje żadnego druku. Każe ustalić w umowie, jak potwierdzacie godziny, i trzymać dokumenty trzy lata od terminu zapłaty. Gdy osobę na zleceniu kieruje do ciebie agencja pracy tymczasowej, ewidencję prowadzisz ty.

Co musi być gotowe przed pierwszą zmianą?

Jedno zdanie w umowie. Art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, w tekście jednolitym z 2024 roku, który otworzyliśmy 20 października 2026, mówi, że strony zlecenia określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin. Jaki to będzie sposób, wybieracie sami. Karta podpisywana na koniec zmiany, wpis w zeszycie kierownika, wiadomość z godzinami albo zapis w aplikacji.

Przy umowie zawartej ustnie, choćby przez telefon w piątek wieczorem, dochodzi jeszcze jeden ruch. Przed startem zmiany firma potwierdza zleceniobiorcy na piśmie, elektronicznie albo w formie dokumentowej, jak będą liczone godziny (art. 8b ust. 3). Tak samo opisuje to Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na stronie o minimalnej stawce godzinowej, zaktualizowanej 27 maja 2026.

Gdy nikt niczego nie ustalił, liczbę godzin przedkłada sam zleceniobiorca, przed terminem wypłaty (art. 8b ust. 2). Pierwszą liczbę kładzie wtedy na stół osoba, która pracowała.

Wyszukiwarka sama podpowiada hasło „miesięczna ewidencja godzin pracy zleceniobiorcy”. Taki układ ma wzór ewidencji na Firmove, czytany 20 października 2026: w nagłówku miesiąc i rok, w tabeli dzień, godzina rozpoczęcia, godzina zakończenia i liczba godzin, do tego podpis osoby, która pracowała. Dobrze służy przy kimś, kto sprząta u ciebie klatki pięć razy w tygodniu. Przy jednej sobocie zostaje z niego jeden wypełniony wiersz.

Pod hasłem „ewidencja czasu pracy umowa zlecenie” wyszukiwarka podpowiada te same warianty: wzór, PDF, Excel i druk. Ustawa używa innych słów i mówi o liczbie godzin wykonania zlecenia.

Wzór ewidencji godzin na jedną zmianę

Dobry wzór ma tyle rubryk, ile pytań padnie przy sporze: kto, kiedy, od której do której, za ile i kto to potwierdził. Podobnie zbudowaliśmy tabelę we wzorze umowy zlecenia, który ma dostarczać aplikacja Joblet. Data zmiany, godziny od i do, liczba godzin i stawka za godzinę stoją w umowie już przy jej zawarciu. Po zmianie obie strony potwierdzają liczbę godzin, a umowa nazywa to potwierdzenie ewidencją godzin wymaganą przepisami o minimalnym wynagrodzeniu.

Poza aplikacją ten sam układ mieści się w zeszycie albo w arkuszu. Jeden wiersz na osobę i zmianę:

Dwa wiersze, bo dwie osoby. Druga została 45 minut dłużej przy zamykaniu i widać to od razu, bez szukania w pamięci, kto wyszedł ostatni.

Karta z samym podpisem osoby, która pracowała, nie ma rubryki z potwierdzeniem firmy. Podpis kierownika obok podpisu osoby zamyka temat godzin w dniu zmiany, zanim ktokolwiek zacznie je liczyć po swojemu. Pozostałe punkty umowy na jedną zmianę, od stawki po oświadczenie studenta, rozpisaliśmy w tekście o umowie zlecenie na jeden dzień.

Ewidencja godzin na umowie zlecenie w pięciu krokach

1. Przed startem: sposób potwierdzania

Wpisz do umowy, kto potwierdza godziny i w jakiej formie. Przy umowie ustnej wyślij przed zmianą wiadomość w rodzaju: godziny liczymy od wejścia do wyjścia, kierownik wpisuje je do zeszytu, ty potwierdzasz podpisem. Krok kończy się, gdy to zdanie stoi na papierze albo w telefonach obu stron.

2. W trakcie: wejście i wyjście z minutami

Zapisz godzinę wejścia i wyjścia wtedy, gdy się dzieją. Liczba „8 godzin” wpisana w poniedziałek za miniony weekend nie mówi, czy ktoś zaczął w sobotę o 16:00, czy o 16:40. Czterdzieści minut przy stawce 31,40 zł to 20,93 zł. Tyle wynosi stawka sporu, gdy nikt nie zapisał godziny wejścia.

3. Po zmianie: potwierdzenie obu stron

Termin przed wypłatą ustawa wyznacza wprost dla sytuacji, w której umowa milczy (art. 8b ust. 2). Najłatwiej potwierdzić godziny przy wyjściu, kiedy obie strony pamiętają, o której skończyła się zmiana. Gdy kilka osób bierze jedno zlecenie wspólnie, art. 8b ust. 5 każe potwierdzać godziny osobno dla każdej z nich.

4. Przed przelewem: godziny razy stawka

Rozliczenie godzin przy jednej zmianie to jedno mnożenie. Sobota 16:00-22:30 daje 6,5 godziny, przy 31,40 zł brutto to 204,10 zł. Od 1 stycznia 2027 minimalna stawka godzinowa wynosi 32,30 zł według rozporządzenia Rady Ministrów z 14 września 2026, więc za tę samą zmianę w styczniu należy się co najmniej 209,95 zł brutto. Ile wychodzi razem ze składkami, liczymy w tekście o zatrudnieniu studenta na umowę zlecenie.

5. Po przelewie: trzy lata w teczce

Art. 8c każe przechowywać dwa rodzaje dokumentów: ten, który ustala sposób potwierdzania, i te, które potwierdzają liczbę godzin. Termin biegnie trzy lata od dnia, w którym zapłata stała się wymagalna. Zmiana z 14 listopada 2026 z przelewem umówionym na 21 listopada oznacza dokumenty w teczce do 21 listopada 2029.

Czasy w tabeli to nasze przybliżenie, bez pomiaru.

Gdzie ewidencja godzin się wykłada?

Na agencji. 5 października 2026 otworzyliśmy wszystkie 120 ogłoszeń z Gdańska w kategorii Praca dodatkowa na OLX. Dziesięć wystawiły spółki wpisane do rejestru agencji zatrudnienia, każde z umową zlecenia, i ani jedno nie mówiło, jak liczone są godziny. Jeśli agencja kieruje do ciebie osobę na zleceniu na podstawie ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, art. 8b ust. 4 każe prowadzić ewidencję liczby godzin firmie, na rzecz której zlecenie jest wykonywane. Co jeszcze agencja powinna podać przed pierwszą zmianą, opisujemy w tekście o pracy przez agencję w Gdańsku.

Na kwocie za całość. Firma płaci 200 zł za obsługę wydarzenia „do końca”, a wydarzenie trwa od 17:00 do 0:00. Siedem godzin daje 28,57 zł za godzinę, poniżej minimum. Art. 8a ust. 2 przyznaje wtedy zleceniobiorcy zapłatę policzoną z uwzględnieniem stawki minimalnej, czyli 219,80 zł. Grzywna od 1 000 do 30 000 zł z art. 8e dotyczy właśnie wypłaty poniżej tej stawki, a bez zapisanych godzin firma nie ma czym pokazać, że stawka się zgadzała.

Na kalendarzu. Trzy lata liczone od dnia zmiany kończą się o tydzień albo o miesiąc za wcześnie, zależnie od tego, kiedy wypadał przelew.

Ten sam problem rozwiązywaliśmy u siebie. 9 września 2026 padło u nas pytanie, co zrobić, gdy firma zakwestionuje godziny po zmianie. Ustaliliśmy, że w aplikacji Joblet obie strony potwierdzą, że zmiana się odbyła, i wpiszą liczbę godzin. Jeśli firma nie zareaguje w ciągu 24 godzin od końca zmiany, wiąże potwierdzenie osoby, która pracowała, czyli ten sam rozkład, który ustawa stosuje przy umowie bez ustalonego sposobu. Aplikacja jeszcze nie ruszyła. W pierwszej wersji pieniądze nie przechodzą przez nią wcale, więc zapis godzin będzie podstawą, na której firma płaci człowiekowi sama.

Najczęstsze pytania

Czy ewidencja godzin na umowie zlecenie wymaga specjalnego druku?

Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę nie przewiduje żadnego druku. Art. 8b każe stronom zlecenia określić w umowie sposób potwierdzania liczby godzin, a przy umowie ustnej firma potwierdza ten sposób przed startem na piśmie, elektronicznie albo w formie dokumentowej. Miesięczna karta, zeszyt zmian, wiadomość z godzinami albo zapis w aplikacji mogą być takim sposobem, jeśli wskazuje je umowa.

Jak długo firma przechowuje ewidencję godzin zleceniobiorcy?

Firma przechowuje ewidencję godzin zleceniobiorcy przez trzy lata od dnia, w którym zapłata za zlecenie stała się wymagalna, zgodnie z art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Obowiązek obejmuje dokument ustalający sposób potwierdzania godzin i dokumenty potwierdzające ich liczbę. Przy zmianie z 14 listopada 2026 i przelewie umówionym na 21 listopada termin mija 21 listopada 2029.

Kto prowadzi ewidencję godzin, gdy zleceniobiorcę kieruje agencja pracy tymczasowej?

Gdy agencja pracy tymczasowej kieruje do firmy osobę na podstawie umowy zlecenia, ewidencję liczby godzin prowadzi pracodawca użytkownik, czyli firma, na rzecz której zlecenie jest wykonywane. Tak stanowi art. 8b ust. 4 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Przy takim zleceniu ustal z agencją, w jakiej formie i w jakim terminie przekazujesz jej zapisane godziny.

Co się dzieje, gdy umowa zlecenia nie mówi, jak potwierdzać godziny?

Gdy umowa zlecenia milczy o sposobie potwierdzania godzin, art. 8b ust. 2 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę przenosi ten krok na zleceniobiorcę. Osoba, która pracowała, przedkłada informację o liczbie godzin na piśmie, elektronicznie albo w formie dokumentowej, przed terminem wypłaty. Firma, która sama nie zapisała godzin, nie ma wtedy z czym tej liczby porównać.

Zostaw adres na liście oczekujących, a damy znać w dniu premiery aplikacji Joblet.